71 articles · 2versions · Text oficial consolidat
El reglament de l’Arxiu Nacional d’Andorra té l’objectiu de garantir l’accés, el tractament i la difusió del patrimoni documental d’Andorra tant per part de l’Administració de l’Estat i dels organismes i entitats que en depenen, de les entitats privades, de les persones físiques i empreses privades com dels administrats.
A efectes d’aquest Reglament s’entén per:
La conservació i l’organització del patrimoni documental d’Andorra té l’objectiu fonamental de satisfer les necessitats d’informació i documentació per a una correcta gestió administrativa, justificar els drets de les persones físiques o jurídiques, públiques o privades, i facilitar la informació i documentació necessàries per a la recerca i la investigació històriques.
L’Arxiu Nacional d’Andorra té les funcions següents:
El patrimoni documental d’Andorra susceptible de formar part del fons de l’Arxiu Nacional d’Andorra és constituït pel conjunt de documents següents:
Article 6.
Atès que l’Arxiu Nacional d’Andorra és un servei públic, les funcions que el/la cap d’unitat de l’Arxiu ha de dur a terme d’acord amb les atribucions de recollida, classificació, conservació, custòdia, difusió i servei del patrimoni documental d’Andorra, són les següents:
Per al desenvolupament de les seves funcions, el/la cap de l’Arxiu ha de comptar en la mesura que sigui possible amb els mitjans adequats pel que fa a instal·lacions, espai, personal i instruments materials i tècnics necessaris.
La secció dels fons històrics té per funcions les següents:
La secció dels fons administratius té per funcions les següents:
La secció de conservació i restauració té per funcions les següents:
La secció dels fons d’imatges, gràfics i audiovisuals té per funcions les següents:
La secció d’atenció pedagògica i de l’usuari té per funcions les següents:
Article 14.
Es garanteix als administrats l’accés als documents constitutius del patrimoni documental d’Andorra de conformitat amb el que disposa la Llei 9/2003 de 12 de juny del Patrimoni Cultural d’Andorra i el present Reglament.
L’accés al fons del Govern d’Andorra que constitueix els arxius de gestió s’atén a allò establert a l’article 42 del Codi de l’Administració, de 10 d’abril de 1989, i se sotmet als principis generals que regulen l’accés als documents administratius, inclosos els expedients, i que resulten dels procediments gestionats a les oficines de l’Administració.
Les consultes dels òrgans que integren l’organització administrativa del Govern tenen la consideració de consultes internes i es realitzen d’acord amb el que es preveu als articles 28 i següents. Les consultes o peticions d’altres institucions públiques se sotmeten als principis de col·laboració i assistència recíproca que presideixen les relacions interadministratives.
La documentació, des de la seva entrada a l’arxiu, és de lliure accés llevat la que resulta exclosa segons les disposicions contingudes en els articles següents.
És necessari el consentiment exprés dels afectats per a la consulta de tots els documents que continguin dades personals de caràcter policial, processal, clínic o de qualsevulla altra naturalesa, que puguin afectar la seguretat de les persones, llur honor, la intimitat de llur vida privada i familiar, o la seva pròpia imatge. No obstant això procedeix la consulta pública en el cas que hagin transcorregut cinquanta anys des de llur mort o per manament judicial.
En el cas de documents procedents de donació o dipòsit, s’han de respectar les condicions establertes per les persones o institucions donants o dipositants.
Les persones afectades tenen dret a obtenir informació de les seves dades de caràcter personal, ja sigui mitjançant consulta o a través de comunicació de les dades per escrit o còpia.
L’accés a la documentació original resta subordinat a que no es posin en perill els valors que aconsellen la seva conservació. A tal efecte, el/la cap de l’Arxiu pot denegar la consulta dels originals, sense perjudici de la possibilitat d’accedir a les reproduccions de l’obra fixades en qualsevol dels suports que constin a l’Arxiu.
Es pot denegar l’accés a la documentació mentre no hagi estat objecte de classificació, restauració o de qualsevol altre tractament necessari per garantir la funcionalitat de la documentació.
L’efectivitat del dret d’accés regulat al present Reglament, se sotmet a l’acompliment de les formalitats i els control administratius que se’n deriven de l’organització de l’Arxiu, segons les condicions previstes als articles 32 i següents.
L’accés als documents es pot efectuar:
Tenen la consideració de consultes internes aquelles que, en l’exercici de les seves funcions, siguin efectuades pels òrgans integrants de les institucions públiques i els organismes parapúblics. La resta de consultes així com les que puguin fer altres òrgans o entitats, se sotmeten a les normes generals i no tenen la consideració d’internes.
No són d’aplicació a les consultes internes les limitacions previstes sobre documentació d’accés restringit.
Com a regla general, les consultes s’efectuen en les dependències de l’Arxiu. En el supòsit que sigui necessària la documentació sol·licitada, la dependència interessada pot obtenir la documentació en acompliment d’allò que disposen els articles 53 i següents.
L’horari d’obertura de l’Arxiu Nacional d’Andorra es regeix segons les possibilitats que ofereixi l’horari laboral del personal, o allò que determinin els òrgans del qual depèn, sota el principi de facilitar el màxim possible la consulta, tant interna com externa.
Si no s’estableix expressament el contrari, la documentació de l’Arxiu Nacional d’Andorra es consulta a la sala de consulta. Per a demanar els documents s’ha d’omplir una butlleta de consulta. Només es poden fer tres comandes alhora.
Article 33.
Els usuaris poden reservar la documentació que hagin d’utilitzar durant més d’una jornada de treball. El/la cap d’unitat de l’Arxiu estableix la quantitat de documentació i el temps que es pot tenir reservada. Els documents reservats poden ser utilitzats per altres investigadors mentre l’usuari que els ha reservat no els consulti. Els diccionaris i els altres llibres de consulta lliure que es trobin a la sala de consulta no es poden reservar.
Article 35.
L’usuari ha de tenir la màxima cura en l’ús dels aparells reproductors d’imatges que es posin a la seva disposició. Si desconegués el seu funcionament, s’ha d’assessorar pel personal de l’Arxiu. En cas de funcionament defectuós de l’aparell, s’informa al personal de l’Arxiu.
Els usuaris poden ser autoritzats a fer servir dins de l’Arxiu aparells de treball propis sempre que no es causin perjudicis a la documentació o molèsties als altres usuaris, i sota l’exclusiva responsabilitat de l’usuari.
La consulta d’aquells fons que pels seus formats específics no es faci a la sala de consulta general es regeix per una norma específica.
L’accés directe als dipòsits està reservat exclusivament al personal de l’Arxiu.
Per circumstàncies extraordinàries es poden posar limitacions o condicions especials per a la consulta de determinats fons; aquestes limitacions es mantenen només el temps imprescindible.
És decisió dels responsables del servei de consulta acceptar les sol·licituds de reproducció trameses per correu postal o per via telemàtica. Cal que la sol·licitud inclogui les dades personals, un document d’identitat, el tema que s’investiga i la justificació de la demanda. En cas que la sol·licitud sigui acceptada, les reproduccions se serviran quan l’interessat hagi satisfet l’import de la reproducció i el de les despeses derivades de la seva tramesa.
Per aconseguir reproduccions de documents d’accés restringit tal i com es preveu en l’article 18, cal obtenir prèviament l’autorització expressa de l’autoritat que va establir la seva restricció i presentar-la a l’Àrea d’Arxius en el moment de la seva sol·licitud.
Article 45.
Les sol·licituds de reproducció s’atenen per rigorós ordre de recepció dels formularis, i se serveixen en els terminis mínims imprescindibles tenint en compte el tipus de suport en què se sol·licita la reproducció.
El/la cap d’unitat de l’Arxiu pren les mesures que consideri adients per evitar l’existència d’arxius creats a partir de reproduccions que puguin anul·lar els arxius d’origen, la falta de control sobre la documentació cedida i el perill que les reproduccions puguin ser utilitzades amb finalitats diferents d’aquelles perquè foren cedides.
El/la cap d’unitat de l’Arxiu pot acordar restriccions en alguns casos de sol·licitud de reproducció de documents de fons específics a través d’un mitjà determinat, justificades per l’antiguitat, la qualitat del suport, el format, la manipulació difícil, l’abast de la reproducció sobre un mateix document i l’estat de conservació. El/la cap d’unitat de l’Arxiu cercarà la solució més adequada per satisfer la demanda, incloent-hi el recurs a altres tècniques de reproducció diferents a la sol·licitada.
Queda prohibida la reproducció d’instruments de descripció del propi arxiu que no hagin estat publicats i la reproducció de sèries senceres. Resta fora de la prohibició la reproducció íntegra que té com a principal objectiu la seguretat davant de possibles desastres naturals que posin en perill l’existència de la documentació i la informació que conté.
Malgrat aquesta prohibició, la/el cap d’unitat de l’Arxiu pot autoritzar la reproducció completa de sèries en el cas que aquesta decisió comporti avantatges per al propi Arxiu. El Govern d’Andorra participa sempre en els beneficis que es derivin de l’explotació comercial de la documentació cedida.
L’objectiu de la reproducció és sempre el de possibilitar l’estudi i la investigació, o l’aportació de proves documentals per qüestions administratives, excepte en casos particulars en que pugui haver-hi altres raons que justifiquin una finalitat diferent.
El sol·licitant ha de subjectar-se en tot moment a la normativa vigent sobre la propietat intel·lectual. L’investigador està obligat, en publicar documents, a fer esment de la seva procedència i, en el cas de reproduir imatges, el nom de qui n’és l’autor. Igualment, en publicar treballs desenvolupats a partir de la documentació facilitada per l’Arxiu, l’investigador ha de trametre dos exemplars, dels quals un serà integrat a la biblioteca auxiliar de l’Arxiu i l’altre a la Biblioteca Nacional d’Andorra.
La reproducció de fons gràfics, d’imatges i orals es regeix per les especificacions següents:
L’Arxiu pot efectuar préstecs de documentació a les dependències administratives de Govern per tal de facilitar la seva consulta i agilitar els tràmits administratius.
Les dependències administratives que sol·licitin el préstec d’un document han d’utilitzar obligatòriament les butlletes de préstec de documents normalitzades:
L’Arxiu Nacional d’Andorra pot autoritzar, en casos excepcionals, el préstec temporal de documents d’altres institucions foranes a l’Administració central. Aquesta modalitat de préstec extern es pot autoritzar quan els documents siguin necessaris per a alguna activitat de difusió cultural. L’Arxiu disposa d’un reglament tècnic amb els requisits que s’han de complir pel préstec temporal de documents així com les condicions tècniques mínimes que s’han de complir per l’exposició de documents.
Pel que fa al règim i procediment d’autorització d’exportacions temporals ens remetem a l’article 19 de la Llei 9/2003 de 12 de juny del Patrimoni Cultural d’Andorra.
La transferència dels fons que provinguin de l’Administració central a l’Arxiu Nacional d’Andorra dels expedients dels quals ja s’ha clos el seu tràmit i es conserva a raó del seu valor històric, testimonial i/o informatiu es podrà dur a terme a partir dels quinze anys de la seva resolució o aprovació.
Els expedients objecte de transferència han de ser formats per documents originals i d’acord amb les directrius assenyales per l’Àrea d’Arxius.
Les transferències ordinàries procedents de les dependències administratives de Govern han de tenir una periodicitat anual i es formalitzen mitjançant el full de transferència normalitzat, per triplicat, i d’acord amb les normes estipulades per l’Àrea d’Arxius.
En el cas d’ingrés de documentació per transferència extraordinària es procedeix a la formalització de l’acte de lliurament mitjançant l’acord pertinent o la seva materialització amb document normalitzat.
El patrimoni documental de l’Administració central s’organitza en base a un quadre d’organització general dels seus fons on es presenta el sistema de classificació adoptat en els arxius. Aquest quadre està fonamentat en criteris funcionals i ha de permetre l’intercanvi d’informació i la seva recuperació global.
Es tendirà a l’homogeneïtzació de les tècniques i nivells de descripció i a la seva sistematització mitjançant els instruments de descripció i informació. L’elaboració de fitxes i manuals d’ús es duran a terme mitjançant grups de treball constituïts per tècnics de l’administració central.
L’Arxiu elabora guies, inventaris, catàlegs, índexs, repertoris, compilacions documentals i altres instruments de descripció per tal d’afavorir la difusió i l’accés a la informació continguda a l’Arxiu.
Resta prohibida l’eliminació, total o parcial, de la documentació integrant del patrimoni documental. L’avaluació de la documentació administrativa es durà a terme per part de la Comissió d’avaluació de la documentació del Govern d’Andorra, d’acord amb el Reglament organitzatiu de la Comissió d’Avaluació de la Documentació, de 8 de juliol de 1998 o la norma que el pugui substituir.
Les determinacions relatives a la conservació o eliminació de la documentació s’apleguen sistemàticament en un calendari de conservació que elabora la Comissió d’Avaluació de la Documentació.
La documentació que es transfereix a l’Arxiu Nacional d’Andorra ha d’ingressar avaluada en el termini i les condicions regulats segons el calendari de conservació previst.
L’Arxiu, en el desenvolupament de la seva funció científica i cultural facilita els elements d’informació als usuaris, organitza activitats de dinamització i difusió culturals, assessora i recolza les iniciatives de recerca, elabora programes i eines per a l’educació i promou l’intercanvi i la comunicació amb associacions i entitats públiques i privades, nacionals i estrangeres.
L’Arxiu realitza els treballs que li són propis com a centre d’informació documental, obre les portes de l’arxiu al públic no especialitzat, mostra i divulga el patrimoni documental d’Andorra en tant que constitueix un testimoni del desenvolupament històric i social d’Andorra, contribueix a la dinamització de la vida científica i cultural d’Andorra i amplia les vies de projecció del patrimoni documental d’Andorra i de l’Arxiu a l’exterior.
El programa d’activitats s’orienta fonamentalment en l’organització d’exposicions, visites col·lectives, seminaris, cursos especialitzats, conferències i col·loquis, serveis pedagògics i altres activitats d’animació cultural vinculades al món de l’educació i qualsevol altra iniciativa que tingui com a finalitat la projecció cultural del patrimoni documental d’Andorra.
La secció d’atenció pedagògica i de l’usuari pren les mesures de protecció necessàries dels documents que consideri més adients i valora la seva accessibilitat. Cosa que es fa pública per a coneixement general. Andorra la Vella, 6 d’abril del 2005 Marc Forné MolnéCap de Govern Aprovat per:Decret, del 6 d'abril del 2005, pel qual s'aprova el Reglament de l'Arxiu Nacional d'AndorraInclou modificacions de:Decret, del 20 d’abril del 2016, de modificació parcial del Reglament de l’Arxiu Nacional d’Andorra, del 6 d’abril del 2005Derogat per:XXXXXXXX