9 articles · 1versions · Text oficial consolidat
Aquest Reglament estableix el sistema que regula les transferències de la documentació del Govern d’Andorra i dels òrgans que en depenen un cop expirat el termini de la seva utilització. Aquest Reglament defineix el procediment de transferència de documentació entre els òrgans del sistema d’arxius del Govern: Arxius de gestió, Arxiu central o intermedi i Arxiu Nacional d’Andorra.
A efectes d’aquest Reglament s’entén per:
Aquest Reglament s’aplica a les transferències de documents en qualsevol suport físic, generats, rebuts o reunits pel Govern d’Andorra i les persones físiques o jurídiques gestores de serveis públics i les entitats de capital social majoritàriament públic. Així mateix, s’emmarca en la definició dels procediments que conformen el sistema de gestió de la documentació del Govern d’Andorra.
La transferència de documentació té dos objectius: 1) Facilitar la gestió de la documentació a les oficines en traslladar a un centre d’arxiu especialitzat la documentació d’ús menys freqüent, així com organitzar-la, conservar-la i custodiar-la per evitar-ne l’acumulació d’ús poc freqüent a les oficines. 2) Garantir la preservació de la documentació que forma part del patrimoni documental d’Andorra i transferir la custòdia en el moment que calgui a l’Arxiu Nacional d’Andorra.
La documentació de procediments finalitzats que encara tingui una utilitat administrativa, jurídica o econòmica vigent s’ha de transferir a l’Arxiu central o intermedi. Mentrestant, l’oficina productora ha de conservar la documentació i assegurar-ne la conservació en les condicions adequades. L’Arxiu central o també anomenat intermedi és gestionat per l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents. Tots els ministeris han de mantenir en bon estat els dipòsits de documentació. La documentació de conservació permanent quan ja no tingui una utilitat administrativa, jurídica o econòmica vigent, s’ha de transferir de l’Arxiu central o intermedi a l’Arxiu Nacional d’Andorra. En el cas que la documentació tingui valor testimonial i sigui de conservació permanent, l’Arxiu Nacional, per raons de preservació i sempre que hagi finalitzat el procediment, pot acceptar transferències de documentació amb utilitat vigent directament de l’oficina gestora.
En les transferències de documentació amb una utilitat administrativa, econòmica o jurídica vigent, es traspassa la custòdia de la documentació però la responsabilitat continua sent de l’oficina productora, que pot accedir a la documentació en les condicions establertes a l’article 9 d’aquest Reglament i en el Manual de procediment específic previst a l’article 8. En les transferències de documentació de conservació permanent sense utilitat administrativa, econòmica o jurídica vigent, es traspassa a l’Arxiu Nacional d’Andorra la responsabilitat sobre la documentació, que queda subjecta a les condicions d’accés, préstec i reproducció establertes en la normativa vigent.
Atesa la periodicitat de les transferències, la implicació de diversos departaments, àrees, serveis o unitats administratives i el fet que s’ha de tenir en compte el cicle de vida de la documentació a l’hora d’iniciar el procés, és necessari establir unes normes comunes de transferència de documentació. 1) Els departaments i les unitats orgàniques del Govern d’Andorra han de tenir una persona responsable dels seus arxius de gestió. 2) Les transferències han de ser periòdiques, com a mínim un cop l’any. 3) La documentació que es transfereixi s’ha de tractar d’acord amb els procediments i els criteris del sistema de gestió de la documentació del Govern establerts per l’Àrea d’Arxius i de Gestió de Documents. 4) La documentació objecte de transferència és la documentació d’arxiu, és a dir, la que ha estat produïda o rebuda per l’Administració (vegeu l’article 2.c), com a conseqüència de les seves competències, activitats i funcions. 5) Només s’ha de transferir la documentació quan s’hagi assolit la finalitat per la qual s’ha creat. 6) En cas que la informació que s’aporta al formulari de transferències no sigui prou detallada o contingui algun tipus d’error, omissió o sigui confusa, o també, en el cas que la transferència no acompleixi els requisits de preparació que marca el manual de transferències, l’Arxiu pot rebutjar-la.
En el període de 30 dies després de l’entrada en vigor d’aquest Reglament, l’Arxiu proposarà, per a l’aprovació del Govern, un manual en el qual s’especificarà el procediment per fer les transferències. 1) Despeses de la transferència. Les despeses derivades del trasllat van a càrrec de l’òrgan de procedència. 2) Avís de transferència. Les persones responsables dels arxius són les encarregades de notificar les transferències a l’Arxiu sigui central/intermedi o Nacional en els terminis especificats en el manual de procediment mitjançant el formulari de transferència normalitzat. La documentació s’ha de remetre en una data consensuada entre la persona responsable de transferències de l’oficina i l’Arxiu, acompanyada de dos exemplars signats del formulari de transferència. 3) Formulari de transferència a) El formulari constitueix el testimoni del traspàs de la documentació i de la seva custòdia legal de les oficines productores a l’Arxiu, sense perjudici de la propietat i la responsabilitat en la gestió de la documentació, que continua sent de l’entitat que l’ha generat, fins al moment en què es transfereix a l’Arxiu Nacional o s’elimina d’acord amb les taules d’avaluació dels documents.
Per accedir a la documentació que no sigui de lliure accés segons la normativa vigent, es requereix una autorització escrita de la direcció del departament titular de la documentació segons la normativa vigent. En cas que es tracti de documentació històrica de lliure accés, les condicions per accedir-hi són les que estableix la normativa vigent.