Article 42: Expedients electrònics

1. L’expedient electrònic és el conjunt ordenat i indexat de documents i actuacions que serveixen d’antecedent i fonament per a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la. A l’expedient ha de constar una còpia electrònica certificada de la resolució adoptada, si escau, d’acord amb el procediment.

2. La foliació dels expedients electrònics d’acord amb el pla director de preservació dels objectes digitals del Govern es du a terme mitjançant un índex electrònic, signat o segellat per l’òrgan actuant, segons correspongui. Aquest índex garanteix la integritat i la immutabilitat de l’expedient electrònic i permet recuperar-lo sempre que calgui. És admissible que un mateix document formi part de diversos expedients electrònics. En cas que l’expedient electrònic s’hagi de remetre a un altre organisme abans que hagi finalitzat la tramitació, es pot elaborar un índex electrònic provisional.

3. Els expedients han d’incorporar metadades per facilitar-ne la classificació, ordenació, descripció, indexació, consulta i difusió, així com la disposició final del seu cicle vida, d’acord amb el model de gestió del document i l’expedient electrònics del Govern.

4. Quan la persona interessada sol·liciti accés a l’expedient, la petició es pot atendre mitjançant la posada a disposició per mitjans digitals.