Totes les administracions i les entitats titulars de documents públics han de disposar d’un únic sistema de gestió documental que abasti la producció, la tramitació, el control, l’avaluació i la conservació dels documents i l’accés a aquests i en garanteixi el tractament correcte mentre siguin utilitzats administrativament en les fases activa i semiactiva i que permeti de complir amb les obligacions de transparència i accés a la informació.