Reglament, del 18 de desembre de 1996, del Registre Civil

Són condicions per ésser nomenat per als càrrecs de registrador i registrador suplent: Ésser andorrà i major d’edat. Tenir el diploma acadèmic de llicenciat en dret a Espanya o de llicenciat en dret a França abans de l’any 1976 i de maîtrise després de l’any 1976. Haver guanyat el concurs oposició que, per a cobrir el càrrec, ha de convocar el Govern. Prestar jurament de complir fidelment el càrrec. El nomenament es fa per un termini de sis anys, que serà renovable per períodes iguals.

El concurs oposició per proveir les places de registrador, titular o suplent, és convocat i organitzat pel Govern. El tribunal examinador es compon de tres persones: El ministre de Justícia si aquest càrrec existeix i és proveït, o la persona que designi el cap de Govern, que presideix el tribunal. El president del Tribunal Superior de Justícia. Un tècnic en dret designat pel cap de Govern que pot pertànyer o no a l’Administració pública.

El personal del Registre Civil es compon, a més dels registradors titular i suplent, del nombre d’administratius necessaris per a l’atenció del Registre, que són nomenats en les condicions generals.

Els declarants o sol·licitants i altres que intervenen en actuacions del Registre Civil han d’ésser identificats en els assentaments o els actes en què intervinguin, amb el nom, els cognoms, la filiació, el domicili i la documentació personal.

La possessió de capacitat per realitzar un acte d’estat civil atorga capacitat per a totes les actuacions registrals que hi facin referència.

El termini per al compliment de les obligacions imposades per la legislació del Registre Civil que no siguin de compliment immediat i no tinguin assenyalat termini especial, és de tres dies hàbils.

Per a la pràctica de comprovacions i informes mèdics de tota classe, acordats pel registrador, en afers o actuacions de la seva competència, aquest pot designar un metge forense o bé qualsevol altre metge en exercici legal de la seva professió a Andorra, segons el que consideri més convenient.

Són llibres principals del Registre els que corresponguin a les seccions de Naixements, Matrimoni i Defuncions i a la pràctica en aquests llibres dels assentaments d’estat civil propis de les mateixes seccions. Els llibres principals estan formats per llibres relligats o per fulls mòbils, en els quals s’estenen les inscripcions i els altres assentaments registrals en forma manuscrita o mecànica, respectivament. El text imprès o encasellat que hagi de figurar als llibres esmentats per les inscripcions o anotacions de suport que obrin un foli registral, s’ha d’ajustar als models que s’estableixin en disposicions complementàries posteriors del present Reglament. El seu format ha d’ésser el que determini l’organisme o el departament de l’Administració central al qual sigui adscrit el Registre Civil. S’hi ha d’expressar la secció i el número de volum que els correspongui, al llom i a la diligència de la seva obertura.

Els llibres principals poden contenir impreses, a continuació de la diligència d’obertura, les instruccions oportunes, seguint també els models oficials, per completar el text de les inscripcions en les parts en blanc de l’encasellat que hi hagi imprès; aquestes instruccions s’han de redactar indicant les referències numèriques del text.

Al llibre de naixements es destinen a cada inscripció les dues planes de cada full. Al Llibre de defuncions i al de matrimonis es pot destinar a cada inscripció una sola plana. El terç esquerre de cada plana dels llibres esmentats s’ha de deixar en blanc per ésser destinat als corresponents assentaments marginals.

Després dels fulls destinats a assentaments, s’ha d’incloure a cada llibre un 20% de fulls en blanc, que tenen per objecte recollir la part d’inscripció principal o les anotacions marginals que, per qualsevol causa, no tinguin lloc al full o la plana de la inscripció principal, així com l’índex a què es refereix l’article següent.

A la fi de cada un dels llibres principals, una vegada tancats, s’hi fa un índex de les persones a què es refereixen els assentaments inscrits, que s’ordena per ordre alfabètic dels cognoms, indicant seguidament el número de registre i de plana. Quan es tracti d’inscripcions de fets succeïts en anys anteriors a aquells als quals correspon l’índex, el nom i els cognoms, així com el número de registre, s’han de consignar també amb tinta vermella, en l’índex alfabètic corresponent a l’any en què succeí o es realitzà el fet o l’acte inscrit.

A la Secció General del Registre s’obren els llibres següents:

Amb l’exclusiva finalitat de facilitar les tasques de recerca, es porta un fitxer manual o informàtic, per ordre alfabètic dels cognoms dels interessats, en què es consignen les dades registrals de localització de les inscripcions i les anotacions que s’hi refereixen. El fitxer es vincula a la Secció de Naixements. No obstant això, el registrador pot establir els altres fitxers que convinguin segons el seu criteri.

Als índexs nominatius i els fitxers on figuri la identitat de l’interessat, s’han de fer seguir els noms i cognoms anteriors, dels noms i cognoms posteriors i viceversa.

Si hi ha duplicats o extractes, per escrit, microfilmats o informatitzats, dels llibres que hagin quedat inutilitzats o s’hagin extraviat, la reconstitució de les inscripcions, anotacions i notes marginals s’ha de fer d’acord amb els microfilms duplicats o els extractes corresponents. En cas de discordança entre aquests, i si no hi ha un altre mitjà de comprovació, el microfilm és preferit per reconstituir. Les dades fornides pels duplicats o extractes es completen amb les que resultin dels documents arxivats, de les certificacions anteriors i de les informacions que prestin els interessats o que s’obtinguin per altres mitjans.

Finalitzada la reconstitució, el registrador torna a publicar edictes i publicacions al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra, i en la forma prevista a l’article anterior, per informar tots els possibles interessats que, durant el termini de dos mesos, poden consultar els llibres reconstituïts i formular les reclamacions que estimin oportunes.

Exhaurit el termini fixat per l’article anterior sense que s’hagin formulat reclamacions o, si és el cas, una vegada resoltes les reclamacions, el registrador, en el termini màxim de quinze dies, estén als llibres reconstituïts les diligències a què es refereix l’article anterior fent expressa menció del procediment de reconstitució, i segella, numera i signa totes les planes.

Les reclamacions que, d’acord amb l’article precedent, formuli qualsevol interessat, se substancien pel procediment previst al capítol I del títol VIII de la Llei del Registre Civil.

La reconstitució total o parcial dels fitxers, l’efectua el registrador d’ofici o a petició de les persones interessades, sense cap més requisit que la trobada i la comprovació dels assentaments corresponents als llibres principals del Registre Civil.

Les còpies de les comunicacions a què es refereixen els apartats d) i e) de l’article 31 de la Llei del Registre Civil, expedides o rebudes pel mateix Registre, amb excepció de les que figuren als expedients registrals, ha d’ésser arxivades en sengles lligalls anyals i són objecte de menció al Llibre registre de correspondència.

Els oficis, les instruccions, les circulars, les ordres i els altres documents rebuts i cursats pel Registre són igualment arxivats, per ordre cronològic, en lligalls anyals.

Els expedients i els documents que serveixin de base per a assentaments als llibres de registre s’arxiven en lligalls anyals. En cada document es fa constar, abans d’ésser arxivat, la referència concreta de l’assentament a què es refereix, amb expressió del llibre, el número, la data i el foli.

Els documents relatius a inscripcions, anotacions o notes marginals o cancel·lacions, es numeren correlativament i per anys, i es referencien al Llibre registre auxiliar previst a l’apartat e) de l’article 13 del present Reglament el qual es destina exclusivament a aquest efecte, i s’hi especifiquen en cada cas tots els tràmits de què han estat objecte, les resolucions recaigudes i el lloc on han estat arxivats els documents.

Els assentaments s’han d’establir d’acord amb les declaracions dels interessats i les observacions del mateix registrador, i en presència d’aquells i dels testimonis que hagin de signar, o bé d’acord amb els documents que corresponguin.

El text dels assentaments registrals, s’ha d’ajustar als models oficials, impresos o no, establerts pel Govern. Si no n’hi ha, el registrador els redactarà tenint en compte les normes legals aplicables al cas.

Resta prohibit l’ús d’abreviatures, excepte quan tinguin un significat inequívoc. Els números han d’ésser escrits en xifres aràbigues i en lletres. Les xifres expressades en lletres, excepte prova en contrari, es consideren les correctes en cas de disconformitat amb aquelles expressades en xifres aràbigues. Els espais en blanc del text i el que resti després de les signatures, així com els espais previstos en les rúbriques preimpreses que no siguin omplerts, s’han d’inutilitzar mitjançant traços horitzontals. Les esmenes, les ratllades, els interlineats o qualsevol altra alteració dels assentaments han d’ésser expressament salvades al final del text amb la data i la signatura del registrador. En cap cas no es poden esborrar, raspar mencions ni sobrecarregar-les. No obstant això, la part dels encasellats impresos que resulti innecessària, es cobreix amb una ratlla que no cal salvar.

Al marge del text de cada inscripció i al començament de cada nota marginal i anotació, hi ha de constar: El número d’ordre de l’assentament. El nom complet de les persones a què es refereix l’assentament. El número d’expedient o de document que ha servit de base per a l’assentament, expressament el lligall en què hagin estat arxivats.

El registrador practica la inscripció que correspongui quan resulti legalment acreditat el fet o l’acte de l’estat civil de què dóna fe, segons la seva classe, encara que no hi puguin constar totes les dades exigides, sense perjudici de les diligències o les actuacions pertinents per completar-la.

Quan es tracti de transcripcions d’assentaments estrangers, a més de les mencions específiques extretes del títol que dóna lloc a la transcripció, s’ha de fer constar la provinença, la natura i la data d’emissió del referit títol, Si la transcripció no pot ésser realitzada omplint els models preimpresos en els llibres, s’ha de procedir a la reproducció íntegra del títol estranger amb les dades necessàries per complir el model preimprès. L’eventual mancança d’alguna dada se supleix, sempre que no constitueixi un element essencial de l’assentament, per altres títols o per declaracions de les parts interessades.

Quan els assentaments marginals resultin d’inscripcions i assentaments practicats pel mateix registrador, s’han de realitzar simultàniament a les inscripcions que hi donin lloc.

Quan els assentaments marginals resultin de declaracions o documents rebuts pel Registre, s’han de practicar en el termini màxim de tres dies.

En les inscripcions de naixement en cas de parts múltiples, si no es coneix l’hora i el minut exactes de cada infantament, hi ha consta l’ordre temporal de prioritat entre ells, i si no ha pogut determinar-se, s’ha de fer menció que no s’ha pogut determinar.

En les inscripcions d’abandonats que es trobin en territori andorrà, hi han de constar els senyals o les particularitats que els individualitzin, la descripció dels vestits, les robes o els objectes de què siguin portadors i qualsevol altra circumstància que pugui facilitar la seva identificació. Han de restar arxivades les fotografies dels abandonats, dels vestits, les robes i els objectes amb què foren trobats.

Quan la declaració de naixement es faci en el mateix moment que la declaració de defunció del mateix interessat, s’ha de fer constar a la inscripció de naixement, realitzada amb subjecció a les formalitats habituals, que l’interessat ja ha mort i, després, s’ha de procedir a la inscripció de la defunció.

És inscriptible la sentència penal ferma que, en la seva decisió, determini una filiació que declari provada.

Perquè els sords, els muts o els sordmuts puguin intervenir en actes del Registre Civil s’han de respectar les condicions següents:

Quan alguna de les parts que hi intervenen no parli o entengui el català i el funcionari de què es tracti no domini l’idioma en què la part s’expressa, es nomena igualment un intèrpret que, desprès jurament previ, ha de transmetre les preguntes i les respostes; en l’assentament o actuació també s’ha de fer constar la intervenció, la identitat i la signatura de l’intèrpret.

Els documents escrits en llengua estrangera han d’anar acompanyats amb la corresponent traducció al català. E1 registrador pot eximir d’aquest requisit quan els documents siguin redactats en llengua francesa o castellana. La traducció ha d’ésser realitzada de l’original estranger al català per un traductor jurat habilitat per exercir a Andorra.

No s’exigeix legalització si li consta al registrador l’autenticitat d’un document, sigui perquè en té coneixement directe, sigui pel fet que hagi rebut la tramesa per via oficial o per qualsevol altre canal o procediment suficient.

En el cas que el registrador tingui dubtes en relació amb la veracitat de les declaracions o amb la identitat dels interessats que intervenen en qualsevol assentament o acte que no tingui per base documents públics, pot exigir la intervenció de dos testimonis hàbils que han de prestar jurament i han d’ésser majors o emancipats, saber llegir i escriure i no haver estat condemnats per cap delicte de fals testimoni o un altre delicte contra la fe pública. Els testimonis han d’ésser identificats en la forma prevista a l’article 4 del present Reglament i han de signar la seva declaració. Si el registrador té indicis que s’han comès falsos testimonis ho ha de denunciar als òrgans judicials competents o bé posar-ho de manifest davant del Ministeri Fiscal als efectes penals corresponents.

El Registre Civil ha d’estar dotat d’un ordinador propi, independent de qualsevol altre ordinador pertanyent al sector privat o públic.

Els ordinadors i els terminals només poden ésser utilitzats pels empleats del Registre; tota manipulació per part de persones alienes al Registre queda expressament prohibida.

Tots els documents d’anàlisi i de programació, així com els mateixos programes d’explotació mecànica del Registre, són reservats i no es donen a conèixer a tercers, excepte als tècnics que hagin d’intervenir en la confecció, el manteniment i la modificació dels documents i els programes esmentats. Dels programes, se’n fan dues còpies que queden custodiades als llocs a què es refereixen els apartats a) i b) de l’article 50 del present Reglament.

Com a norma general, es porten per ordinador els mateixos llibres del Registre que s’han de portar manualment; es poden fer tiratges en paper de les dades que s’hi contenen als efectes interns de treball en el Registre. En cas de discrepància preval el contingut dels llibres. De la mateixa manera, els fitxers es porten per ordinador i s’han de prendre totes les precaucions que siguin necessàries per evitar-ne la desaparició i per salvaguardar la reserva i la privacitat de les dades contingudes.

En tots casos, l’expedició de certificats ha de realitzar-se per referència exclusiva als llibres manuals del Registre i al seu contingut. Quan tingui lloc un esdeveniment dels que fan necessària la reconstitució dels llibres i encara no s’hagi exhaurit el procediment per reconstituir-los, els certificats urgents es lliuren a la vista del microfilm dels llibres o d’altres duplicats i documents que serveixin per a la reconstrucció, si bé en aquest cas es fa constar, en el certificat, la circumstància què el llibre s’està reconstituint i que el certificat no és lliurat d’acord amb el primer apartat del present article.

S’han d’emprar tots els mitjans tècnics a l’abast per garantir la conservació dels llibres, dels documents i de les dades que hi figurin, contra l’alteració deguda al transcurs del temps, contra les pèrdues i el robatori i contra els danys per foc, aigua i altres riscs. Igualment, s’han d’adoptar les mesures tècniques de seguretat adequades per garantir la integritat i la inalterabilitat de les dades introduïdes i emmagatzemades a la memòria informàtica de l’ordinador del Registre.

Sense perjudici del seu tractament informàtic, tots els llibres i els documents són microfilmats a la fi de cada semestre civil. De cada microfilm, se’n faran dues còpies que es dipositen de la manera següent:

Les dades dels llibres i aquelles que siguin extretes dels documents en ocasió dels assentaments i els expedients, que figurin en un suport d’ordinador, es conserven en discs, cintes o altres suports en dues còpies. Al final de cada semestre, cada una de les dues còpies, es diposita als indrets assenyalats a l’article precedent, en compliment de les mateixes formalitats.

Tant les còpies dels microfilms com les dels suports de l’ordinador han d’estar sota la custòdia del registrador, el qual vetlla per la seva conservació i adopta totes les mesures adequades.

Els altres edictes que s’expedeixin per a notificacions i requeriments, generals o particulars, en actuacions del Registre Civil, n’han d’expressar amb claredat la classe i l’objecte, el seu número d’ordre, les mencions d’identitat dels promotors o interessats coneguts i els terminis que tinguin relació amb les finalitats de cada edicte. El que estigui fixat al tauler corresponent és retirat quan correspongui, amb certificació de l’autoritat o el funcionari competent relativa al seu temps d’exposició.

Les respostes a les comissions rogatòries rebudes al Registre Civil andorrà en aplicació de l’article 102 de la Llei del Registre Civil són trameses pel registrador per mitjà del Ministeri de Relacions Exteriors andorrà, seguint la via diplomàtica. No obstant això, en els casos en què a criteri del registrador la via anterior comporti una demora contrària als interessos i la finalitat del Registre Civil, adreça les respostes directament als òrgans estrangers i en dóna notícia simultàniament al Ministeri andorrà de Relacions Exteriors. Se segueixen les mateixes vies expressades al paràgraf anterior per a totes les altres comissions rogatòries i comunicacions que el Registre Civil andorrà hagi de rebre i cursar amb els òrgans estrangers.

Les despeses d’inversió i les de funcionament del Registre Civil són inscrites en el pressupost nacional sota la responsabilitat del cap de Govern o del ministre al departament del qual s’inscrigui el Registre, els quals autoritzen les despeses.

Tots els actes i els expedients del Registre Civil, llevat de l’expedició de certificats i altres expedicions a què es refereix el segon paràgraf del present article, són gratuïts i no es pot percebre res per cap concepte dels interessats que hi acudeixin per a assentaments o expedients. Es percep una taxa fixada governativament per l’expedició de certificats en extracte o literals d’assentaments i per les còpies. Les percepcions de diners s’ingressen en una caixa autònoma del Registre que a la fi de cada mes és objecte de liquidació vers la caixa general del Govern.

Els models dels llibres principals impresos i certificats i altres formularis que utilitza el Registre Civil s’han d’establir en disposicions complementàries posteriors.